Archivierung

Was die GoBD genau verlangen

Die GoBD regeln, wie digitale steuerrelevante Daten archiviert werden müssen. Es reicht nicht, Belege einfach irgendwo auf einem Laufwerk oder in einer E-Mail zu speichern. Die Anforderungen sind klar:

• Unveränderbarkeit: Einmal gespeichert, dürfen Daten nicht mehr nachträglich verändert werden – oder Änderungen müssen lückenlos nachvollziehbar sein.
• Vollständigkeit & Nachvollziehbarkeit: Alle steuerlich relevanten Informationen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Finanzämter müssen bei Bedarf auf Daten elektronisch zugreifen und diese maschinell prüfen können.
• Aufbewahrungsfristen: In der Regel müssen Unterlagen 10 Jahre digital archiviert werden – sicher und jederzeit abrufbar.

Digitale Archivierungspflicht nach GoBD – was du jetzt beachten musst

Wenn du in deinem Unternehmen digitale Buchhaltungsdaten erzeugst, verarbeitest oder speicherst, gelten für dich die GoBD – die 

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Klingt kompliziert, ist aber vor allem eines: Pflicht. Und zwar für alle Unternehmen – unabhängig von Branche oder Größe.

Warum du jetzt handeln solltest

Bei einer Betriebsprüfung muss dein Unternehmen nachweisen, dass alle GoBD-Vorgaben eingehalten wurden. Ein unstrukturiertes Ablagesystem oder fehlende Protokolle können teuer werden – im schlimmsten Fall wird die Buchführung verworfen.

Nutze unsere Erfahrung

Durch den langjährigen Einsatz verschiedener Archivierungssysteme haben wir umfassenden Einblick in verschieden dimensionierte Archivierungslösungen - angefangen bei E-Mail-Archivierung, über lückenlose digitale Finanzbuchhaltung bis hin zu Datenarchivierung aller Art. 

Nutze unser Know-How und nimm jetzt Kontakt auf!

Wer ist betroffen?

Die GoBD betreffen alle Unternehmen, die digitale Systeme zur Buchführung nutzen. Das beginnt beim Einsatz von ERP-, Rechnungs- oder Kassensystemen und endet nicht bei Excel oder einfachen E-Mail-Rechnungen. Auch hybride Prozesse – etwa das Ausdrucken digital erstellter Belege – sind kritisch zu bewerten.

Die gute Nachricht: 

Moderne digitale Archivsysteme helfen dir dabei, GoBD-konform zu arbeiten und gleichzeitig deine Prozesse effizienter zu gestalten. 

Statt aufwändiger Aktenordner oder unübersichtlicher Dateiordner bekommst du ein revisionssicheres, durchsuchbares und automatisiertes Archiv – perfekt integrierbar in deine IT-Landschaft.