Warum archivieren?
Seit dem 01. Januar 2015 gelten die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD.
Sie fassen drei, zum Teil 20 Jahre alte Verwaltungsschreiben zusammen ("Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU, 2001), "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS, 1995) und "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" (2009)) und stellen so erstmals einen umfassenden und verbindlichen Rahmen für die ordnungsgemäße Datenarchivierung und -vorhaltung in Unternehmen dar.
In vielfacher Hinsicht ergeben sich für die Datenverarbeitung und -archivierung im Unternehmen neue Hausaufgaben, um die Vorschriften umfänglich zu erfüllen.
Anforderungen und Verantwortlichkeiten
Grundsätzlich gilt, dass die Ordnungsmäßigkeit „elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen“ nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen sind wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen.
Für die Ordnungsmäßigkeit einschließlich der eingesetzten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich, also die Unternehmen selbst.
Wichtig hierbei: Die Unternehmen sind nicht „aus dem Schneider“, wenn sie ihre Buchführungstätigkeiten teilweise oder auch vollständig an einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum ausgelagert haben.
Aufbewahrung
Über die Methode der Aufzeichnung und Aufbewahrung elektronischer Daten kann der Gesetzgeber keine Vorschriften machen, diese Entscheidung liegt bei den Unternehmen – sie unterliegt schließlich fortschreitenden technischen Entwicklungen.
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
Die Belegarten, die unverändert verwahrt werden müssen, sind wie folgt umrissen:
- Alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.
- Per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege, unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.
Die Ausnahme: elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels-und Geschäftsbriefe dürfen in Papierform aufbewahrt werden.
Problem und Lösung
Für unterschiedliche Problemstellungen bieten die Produkte von Inoxision umfassende Lösungen, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen. Allen voran die Archivierung des E-Mail-Verkehrs.
Alle geschäftlichen E-Mails, die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes bzw. eines Buchungsbeleges erfüllen, müssen unverändert archiviert werden. Dabei ist entscheidend, dass durch die Speicherung einer E-Mail sämtliche Zustellinformationen gespeichert werden, also Header-Informationen mit Absenderdaten und Zugangszeitpunkt. Durch die Speicherung aller mit dem elektronischen Dokument zusammenhängenden Informationen wird dem GoBD entsprochen.
Klar ist: Lassen Sie im Rahmen Ihrer Archivierung zu, dass einzelne Bestandteile der Kommunikation verändert oder weggelassen werden, kann dieses Vorgehen im Streitfall zu Ihren Lasten gehen.
Die universelle E-Mail-Archivierung übernimmt Inoxision ARCHIVEmail. Sämtliche Nachrichten werden nicht veränderbar im offenen Standard EML gespeichert, und das unabhängig vom Quellsystem. Recherche-User haben postfachübergreifenden Suchzugriff. Änderungen werden dokumentiert sowie der Zugriff auf das Archiv kontrolliert.
Ein weiterer Vorteil von Inoxision ARCHIVEmail ist die Fähigkeit der kompletten maschinellen Auswertung elektronischer Belege. So werden zum einen die bildhaften Daten verarbeitet, andererseits liest Inoxision ebenfalls das neue Datenformat für elektronische Rechnungen ZUGFeRD. Hierbei werden auch die in PDF/A-Dateien eingebetteten XML-Daten gelesen und ausgewertet.
Geschäftsvorfälle, die gänzlich elektronisch abgewickelt werden (z.B. EDIFACT), erfüllen durch ihre unterschiedlichen Meldungen die Funktion von Belegen und müssen mit ihrem vollständigen Inhalt gespeichert werden. Die Inoxision Archive Suite mit Workflow ermöglicht Ihnen die automatische Ablage aus der Schnittstelle, ohne Änderungen und eindeutig indexiert. Sie erhalten vollständige Zugriffskontrolle, Statusfelder für den Workflow und den Vorzug der freien und schnellen Recherche.
Der Archivdrucker von Inoxision Archive ermöglicht eine schlagwortgesteuerte Übergabe von Belegkopien. Auf diese Weise tragen Sie dem Umstand Rechnung, dass das nachträgliche Ausdrucken von Belegen aus ERP-Systemen nicht ausreicht (wegen möglicher zwischenzeitlicher Veränderung der Stammdaten, z.B. Firmierung, Geschäftsführer etc.).
Auch bei der elektronischen Erfassung von Papierbelegen regelt das GoBD die Rahmenbedingungen und Anforderungen an das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen. So gilt grundsätzlich, dass gescannte Belege zu elektronischen Dokumenten werden und demensprechend behandelt werden müssen.
Nach dem Scanvorgang dürfen demnach Veränderungen ausschließlich an dem elektronischen Dokument vorgenommen werden. Ergänzungen auf dem Papierbeleg erfordern ein erneutes Scannen und Zuordnen zur früheren Version.
Auch bei der Umwandlung von Papierbelegen in elektronische, z.B. durch Scannen von Eingangsdokumenten, unterstützt Sie die Inoxision Archive Suite sicher und rechtskonform. Mit Texterkennung (OCR), Workflow und Stapelverarbeitung realisieren Sie die automatische Assoziierung von Rückläufern und eindeutige Indexierung.
So werden Ihre Prozesse ökonomisiert, die Recherche erleichtert – und gleichzeitig halten Sie alle Vorschriften der GoBD ein.
Um Fragen und Irrtümer bezüglich des GoBD aus dem Weg zu räumen, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung.