Warum solltest Du archivieren?
Seit dem 1. Januar 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD.
Die GoBD fassen mehrere, teils über 20 Jahre alte Verwaltungsschreiben zusammen (GDPdU, GoBS, FAQ zum Datenzugriffsrecht) und schaffen erstmals einen verbindlichen Rahmen für die ordnungsgemäße Archivierung und Aufbewahrung digitaler Daten im Unternehmen.
Für Dich und Dein Unternehmen bedeutet das: Es gibt neue Anforderungen, die Du im Umgang mit digitalen Daten und Prozessen unbedingt beachten solltest.
Was Du beachten musst – Anforderungen und Verantwortlichkeiten
Die Grundregel lautet: Elektronische Bücher und Aufzeichnungen müssen genauso ordnungsgemäß geführt werden wie ihre analogen Pendants. Du als Unternehmer bist allein verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit – auch dann, wenn Du Teile Deiner Buchführung an einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum auslagerst.
Wie Du aufbewahren musst
Welche Systeme und Methoden Du zur Archivierung nutzt, bleibt Dir überlassen – der Gesetzgeber gibt Dir hier bewusst keine festen Vorgaben, da sich die Technik ständig weiterentwickelt.
Wichtig ist jedoch: Alle aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, digitalen Dokumente und Unterlagen, die in Deinem Unternehmen entstehen oder eingehen, musst Du in ihrer Originalform archivieren – und zwar unverändert und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Beispiele für solche Belege:
- E-Mails mit Rechnungen im PDF-Format oder eingescannten Papierbelegen
- Elektronisch erzeugte Dokumente, z. B. Handels- und Geschäftsbriefe
- Systemunterlagen, die dokumentieren, wie Ordnungsvorschriften umgesetzt und überwacht wurden
Einzige Ausnahme: Handels- oder Geschäftsbriefe, die elektronisch erstellt, aber ausschließlich in Papierform verschickt wurden, dürfen auch in Papierform aufbewahrt werden.
Inoxision – Lösung für die rechtskonforme Archivierung
Die Produkte von Inoxision bieten Dir eine umfassende Lösung für unterschiedliche Herausforderungen rund um die GoBD. Insbesondere bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung bist Du mit Inoxision ARCHIVEmail auf der sicheren Seite.
Alle geschäftlichen E-Mails, die rechtlich relevant sind – also etwa Rechnungen oder Angebote – werden automatisch archiviert. Dabei werden auch Header-Informationen wie Absender, Empfänger und Zugangszeitpunkt gespeichert. So wird sichergestellt, dass keine Informationen verändert oder ausgelassen werden.
Wichtig: Wenn Du zulässt, dass Teile einer E-Mail fehlen oder verändert werden, kann das im Streitfall gegen Dich verwendet werden.
Inoxision ARCHIVEmail speichert jede E-Mail im offenen und nicht veränderbaren EML-Format – unabhängig vom verwendeten Mailsystem. Die Archivierung ist revisionssicher, der Zugriff ist kontrolliert, und jede Änderung wird protokolliert. Mit der integrierten Suche kannst Du systemübergreifend recherchieren.
Ein weiterer Vorteil: Inoxision kann elektronische Rechnungen nicht nur archivieren, sondern auch maschinell auswerten. So werden sowohl PDF-Dokumente als auch ZUGFeRD-Formate inklusive eingebetteter XML-Daten erkannt und verarbeitet.
Für vollständig elektronische Geschäftsprozesse (z. B. EDIFACT) bietet Dir die Inoxision Archive Suite mit integriertem Workflow die passende Lösung. Die Daten werden automatisch aus dem System übernommen, unverändert gespeichert und eindeutig indexiert – inklusive Zugriffskontrolle und Workflowstatus.
Mehr als nur Archivierung
Mit dem Inoxision Archivdrucker kannst Du auch Belegkopien aus ERP-Systemen automatisiert und schlagwortgesteuert ins Archiv überführen – ein wichtiger Schritt, da nachträglich ausgedruckte Belege (z. B. bei geänderten Stammdaten) nicht mehr GoBD-konform sein können.
Auch die elektronische Erfassung von Papierbelegen wird von Inoxision abgedeckt. Die gescannten Dokumente gelten rechtlich als Originale. Änderungen am Papierbeleg nach dem Scan sind nur zulässig, wenn Du den Beleg erneut einscannst und korrekt zuordnest.
Mit der integrierten OCR-Texterkennung, Stapelverarbeitung und Workflow-Funktionen sorgt Inoxision dafür, dass Deine Prozesse effizienter, rechtssicher und suchfreundlich bleiben.
Fazit
Mit Inoxision archivierst Du sicher, effizient und GoBD-konform. Gleichzeitig optimierst Du Deine internen Abläufe und schaffst mehr Transparenz und Kontrolle.
Wenn Du Fragen zur rechtskonformen Archivierung oder zu den Inoxision-Lösungen hast – sprich uns einfach an. Wir beraten Dich gern.